Egy globális projektcsapat rendszeres egyeztetést tart egy több kontinensre kiterjedő kezdeményezésről, amely az USA-t, Európát és Ázsiát érinti, HR, pénzügy, IT és üzemeltetési részlegek bevonásával. A havi vezetői beszámolón minden zöld státusszal jelenik meg: a határidők tarthatónak tűnnek, a kockázatok kezelhetők. A vezetők néhány kérdést tesznek fel, majd áttérnek a következő napirendi pontra. Közben egy regionális munkacsoport már tudja, hogy valami nem működik – egy rendszerintegrációs probléma lassítja a megvalósítást. A helyi csapat úgy gondolja, hogy csendben meg tudják oldani anélkül, hogy megzavarnák a projekt menetrendjét.
Három héttel később a probléma végül eljut a vezetőséghez. Ekkorra már a határidőket több régióban is módosítani kell, a költségvetés növelése szükséges, és a vezetők feltesznek egy kérdést, amit szinte minden szervezetben megkérdeznek ilyen helyzetben: "Miért nem tudtunk erről korábban?"
A kényelmetlen válasz általában egyszerű: a legtöbb vezetői csapat azt hiszi, hogy olyan kultúrát teremtett, ahol a problémákat korán fel lehet vetni. A vezetők azt mondják, "átláthatóságot akarunk", és a csapatokat arra bátorítják, hogy gyorsan eszkalálják a kockázatokat, hogy azokat még növekedésük előtt kezelni lehessen. Mégis gyakran pontosan az ellenkező minta jelenik meg: a problémák késve kerülnek felszínre, gyakran akkor, amikor a megoldásuk költsége már megsokszorozódott.
Ez nem azért történik, mert az emberek információt rejtegetnek vagy kerülik a felelősséget. Azért van így, mert a rendszer csendben megtanítja az alkalmazottakat arra, hogy egy probléma túl korai jelzése kockázatot jelenthet számukra. Idővel a munkavállalók megtanulják, hogyan működik valójában az eszkalálás a szervezetükön belül, és ennek megfelelően módosítják viselkedésüket.
Amikor a csapatok problémával találkoznak, az első ösztönük általában nem az eszkalálás. Azt feltételezik, hogy a problémát helyben meg lehet oldani, anélkül hogy bevonnák a magasabb szinteket. Ez a viselkedés azért alakul ki, mert a munkatársak tapasztalatból tudják: a korai problémafelvető gyakran szembesül kényelmetlenséggel, míg az, aki később jelent, amikor már valóban elkerülhetetlen, több megértést kap.