Az egyik leggyakoribb kérdés, amellyel az ügyfelek a tanácsadók felé fordulnak, a PMO (Project Management Office - Projektmenedzsment Iroda) hatékonyságával kapcsolatos. A beszélgetések már nem arról szólnak, hogy szükség van-e PMO-ra, hanem arról, hogy a meglévő valóban segíti-e a szervezet munkáját.
A tapasztalatok szerint vannak szervezetek, ahol a PMO valódi erősítő tényező – javítja a döntéshozatalt, felgyorsítja a projekt-végrehajtást, és mérhető értéket teremt. Ugyanakkor számos esetben a PMO inkább adminisztratív teherként, sőt akadályként jelenik meg a szervezetben.
A kulcskérdés, hogy a PMO kapuőrként vagy hatékonyságnövelőként működik-e. Az előbbi esetben túlzott bürokráciával, felesleges szabályokkal és lassítással jellemzi munkáját. Az utóbbi esetben viszont stratégiai partnere a projektcsapatoknak, támogatja őket a sikeres végrehajtásban.
A sikeres PMO jellemzői közé tartozik, hogy:
- Értéket ad a projektekhez ahelyett, hogy csak ellenőrizné azokat
- Rugalmasan alkalmazkodik a különböző projektek igényeihez
- Támogatja a csapatokat a gyorsabb és jobb döntéshozatalban
- Eszközöket és módszertanokat biztosít, nem pedig kötelező adminisztrációt ró a csapatokra
A szervezeteknek érdemes rendszeresen felülvizsgálniuk PMO-juk működését, és meg kell kérdezniük maguktól: valóban hozzájárul-e a projektek sikeréhez, vagy inkább gátolja azokat. A PMO értékét nem abban kell mérni, hogy mennyi dokumentumot készít vagy hány meetinget tart, hanem abban, hogy mennyivel teszi sikeresebbé a projekteket.