Az adatalanyok hozzáférési kérései (subject access requests, SAR) jelentős adminisztratív terhet jelentenek a HR osztályok számára, és a tendenciák szerint egyre inkább munkaügyi viták első lépéseként használják őket a munkavállalók. A kérések kezelése időigényes és erőforrás-igényes folyamat, amely megzavarja a HR csapatok napi munkáját.
Az adatvédelmi kérelmek kezelése során a HR szakembereknek meg kell felelniük a GDPR szabályozásnak, amely egy hónapon belüli választ ír elő, bonyolultabb esetekben további két hónapos meghosszabbítási lehetőséggel. Az adatalany által kért összes személyes adat összegyűjtése, ellenőrzése és megfelelő formában való átadása jelentős munkát igényel.
A problémát súlyosbítja, hogy a kérelmeket gyakran "first strike" taktikával használják az alkalmazottak vagy volt alkalmazottak, amikor munkaügyi vitára vagy jogi lépésekre készülnek. Ezáltal a kérelmek már nem csak az átláthatóságot szolgálják, hanem stratégiai eszközzé váltak a munkaügyi konfliktusokban.
Az új Data Act (Adattörvény) azonban segítséget nyújt a HR részlegeknek a kérelmek hatékonyabb kezelésében. A frissített jogszabályi keret egyértelműbb iránymutatásokat ad a kérelmek feldolgozására vonatkozóan, és eszközöket biztosít a túlzott vagy megalapozatlan kérések kezelésére.
A HR csapatoknak most már lehetőségük van arra, hogy magabiztosabban kezeljék ezeket a kérelmeket. A jogszabályi változások lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy jobban megkülönböztessék a valódi adatvédelmi igényeket a munkaügyi viták előkészítésére szolgáló taktikai kérelmektől.
Szakértők azt tanácsolják, hogy a HR osztályok dolgozzanak ki strukturált folyamatokat a SAR kérelmek kezelésére, amelyek hatékonyabbá teszik a válaszadást, miközben teljes mértékben megfelelnek az adatvédelmi előírásoknak. Ez magában foglalja a megfelelő dokumentálást, az időbeli határidők pontos nyomon követését és az érintett adatok gondos szűrését.