A vállalatok többsége tévesen kezeli az off-site rendezvényeket, gyakorlatilag kiterjesztett all-hands meetingekként működtetve őket. A tipikus forgatókönyv szerint a csapattagokat bereptetik egy helyszínre, ahol vezetők diasorokat mutatnak, aztán mindenki hazamegy. Ez óriási pazarlás mind költség, mind lehetőség szempontjából.
Az off-site rendezvények valódi célja nem az információátadás, hanem a közös munka és a kapcsolatépítés. Ha csak prezentációkat kell tartani, azt videóhíváson keresztül is meg lehet tenni, nem kell az embereket elszállásolni és repülőre ültetni. Az off-site akkor hatékony, ha olyan dolgokat tesznek, amiket távoli munkavégzés során nem lehet megoldani.
A jól szervezett off-site rendezvény fő elemei:
- Minimális prezentációk: A diasorok számát radikálisan csökkenteni kell. Az információmegosztás nem igényel személyes jelenlétet.
- Közös problémamegoldás: A csapatoknak konkrét üzleti kihívásokon kell dolgozniuk együtt, whiteboard-ok és post-it cetlik használatával.
- Keresztfunkcionális munka: Különböző részlegek tagjait kell összehozni, hogy olyan emberekkel dolgozzanak, akikkel normál esetben nem találkoznak.
- Strukturált kapcsolatépítés: Ne csak egy vacsorát szervezz - tervezz be olyan tevékenységeket, ahol az emberek valóban beszélgethetnek egymással.
A legnagyobb hiba, amit a szervezők elkövetnek, hogy túl sok tartalmat próbálnak belezsúfolni a programba. Ehelyett kevesebb, de mélyebb témára kell fókuszálni. Ha a csapat egy-két kulcsfontosságú kérdésben valódi előrelépést ér el, az sokkal értékesebb, mint tíz különböző téma felületes érintése.
Az off-site rendezvény sikerének mérőszáma nem az előadások száma vagy a résztvevők mennyisége, hanem az, hogy milyen konkrét döntések születtek és milyen kapcsolatok épültek ki. Ha a résztvevők úgy mennek haza, hogy jobban ismerik kollégáikat és tisztában vannak a következő lépésekkel, akkor a rendezvény elérte célját. Ha csak prezentációkat hallgattak és emaileket írtak a laptopjukon, akkor feleslegesen költötték el a cég pénzét.