A bérszámfejtési hibák ritkán a bérszámfejtés során keletkeznek – állítja a cikk. Mire kiderül, hogy egy fizetés hibás, a probléma általában napok, sőt hetek óta gyűlik, abban a módban, ahogyan a munkavállalók idejét rögzítették, ellenőrizték vagy jóváhagyták. Egy kimaradt belépés, egy be nem jelentett műszakcsere vagy egy fizetési határidő után érkező jóváhagyás csendben torzítja azokat az adatokat, amelyekre a bérszámfejtés támaszkodik.
Sok növekvő vállalkozás esetében ezek a problémák fokozatosan halmozódnak fel. A jelenléti nyilvántartási folyamatok, amelyek kis létszám mellett működtek, kezelhetetlenné válnak, amikor a munkarendek összetettebbé válnak, a csapatok több helyszínen dolgoznak, és a bérezési szabályok szaporodnak. Az ösztönös reakció a bérszámfejtési kontrollok szigorítása, ám a kiváltó ok általában korábbi szakaszban, a munkafolyamatban található.
A bérszámfejtés pontossága végső soron a rendszerbe érkező jelenléti adatok minőségén múlik. Amikor ezek az időadatok következetlenek vagy hiányosak, közvetlenül átkerülnek a bérszámfejtésbe. Ezért azoknak a vállalkozásoknak, amelyek kevesebb bérszámfejtési meglepetést szeretnének, korábban kell beavatkozniuk a folyamatba – a jelenléti nyilvántartásnál.
Amikor elérkezik a bérszámfejtési hét, a fókusz a pontos és időben történő fizetés feldolgozásán van. Sok bérszámfejtési csapat számára azonban a valódi munka korábban kezdődik: hiányos, következetlen vagy túl késői időbejegyzések egyeztetésével. A kimaradt belépések, rögzítetlen szünetek, utolsó pillanatos műszakváltozások és késleltetett jóváhagyások külön-külön apró műveleti problémának tűnhetnek. De a bérszámfejtés futtatásának idejére kézi javításokat, vezetőkkel való egyeztetéseket és módosításokat eredményeznek, épp akkor, amikor a pontosság a legfontosabb.
A jelenléti adatokat gyakran adminisztratív részletként értelmezik tévesen. A valóságban ez olyan működési adat, amely tükrözi, hogy a munka hogyan és mikor történik ténylegesen. A bérszámfejtés nem ezeket az eredményeket hozza létre – csupán értéket rendel hozzájuk. A fizetésről fizetésre élő munkavállalók számára még a kisebb pontatlanságok is jelentősek lehetnek.